System-E-Mails

    Inhalt dieses Artikels

    1. Vorbemerkungen
    2. E-Mail Einstellungen im Vertragsunternehmen 
    3. E-Mail Einstellungen im Mandanten

    1. Vorbemerkungen

    Im Bereich der Mail-Einstellungen stehen Dir alle relevanten Funktionen für eine korrekte automatisierte Kommunikation mit dem Endkunden zur Verfügung. Es ist möglich festzulegen, wie E-Mails in Zukunft an den Kunden versendet werden sollen. Die Einstellung kann sowohl auf Holding-Ebene, als auch auf Mandanten-Ebene unabhängig voneinander erfolgen. 

    2. E-Mail Einstellungen im Vertragsunternehmen 

    Im Bereich "Einstellungen" und "Mail-Einstellungen" im Vertragsunternehmen ist es möglich, den Versand von E-Mails festzulegen. Navigiere dafür in der Menüleiste zu "Bearbeiten". 


    Abb. Mail-Einstellungen im Vertragsunternehmen 

    Schritt 1:
    Im Bearbeitungsmodus können folgende Einstellungen getroffen werden: 


    Abb. Bearbeitung der E-Mail Einstellungen

    (1) Dieses E-Mail Setup für Unternehmen aktivieren: Durch aktivieren des Buttons wird das E-Mail Setup für das Unternehmen aktiviert und die unten eingestellten Daten werden übernommen. 
    (2) Auswahl der E-Mails für den Kunden- und BCC-Versand: In dem Feld kann eine E-Mail-Adresse eingetragen werden, an die alle via BCC versendeten E-Mails geschickt werden. Die dort eingetragen E-Mail ist allgemeingültig, kann jedoch mithilfe von abweichenden Empfängeradressen (6) für einzelne E-Mails mit einer anderen Adresse überschrieben werden. 
    (3) System E-Mails: In der Übersicht sind alle im System hinterlegten E-Mail Vorlagen aufgelistet. 
    (4) An Kunden versenden: Ist das Häkchen hinter der jeweiligen E-Mail gesetzt, wird diese E-Mail bei der entsprechenden Aktion (z. B. Bestellung) an den Kunden versendet. Wird das Häkchen entfernt, erfolgt auch kein E-Mail Versand der jeweiligen System E-Mail.
    (5) Via BCC versenden: optional kann eine E-Mail zusätzlich via BCC versendet werden. Die Mail Adresse wird entweder oben unter Auswahl der E-Mails für den Kunden- und BCC-Versand (2) oder unter BCC: Abweichende Empfängeradresse für diese Mail (6) festgelegt. 
    (6) BCC: Abweichende Empfängeradresse für diese Mail: Hier kann eine abweichende E-Mail-Adresse zu der Allgemeingültigen (2) für den BCC Versand festgelegt werden. 

    Standardmäßig ist das E-Mail Setup für das Unternehmen deaktiviert. Weitere Einstellungen, wie die Domain des E-Mail Versands können bei den sonstigen Einstellungen im Bearbeitungsmodus getroffen werden. 


    Abb. Weitere Einstellungen des E-Mail Versands

    Schritt 2:
    Mit einem Klick auf Speichern, werden die getroffenen Einstellungen übernommen. Sofern das E-Mail Setup für das Unternehmen aktiviert wurde, wechselt der Status neben aktiv von einem roten Nein in ein grünes Ja (1). 
    Wurde der Versand bestimmter System-E-Mails abgewählt, werden diese nicht mehr in der Übersicht angezeigt. 
    Sollte der Versand via BCC ausgewählt worden sein, wird die allgemein festgelegte E-Mail-Adresse über der Tabelle angezeigt (2). Einzelne, abweichend festgelegte E-Mail-Adressen für den BCC Versand werden in der Übersicht in der Spalte der jeweiligen System-E-Mail angezeigt und ein grünes Häkchen erscheint (3).


    Abb. Übersicht der getroffenen E-Mail Einstellungen 

    3. E-Mail Einstellungen im Mandanten 

    Unter dem Reiter "Einstellungen" und "Mail-Einstellungen" gibt es die Möglichkeit, Mandanten spezifische System-E-Maileinstellungen zu treffen. 

    Hinweis: Die in der Holding (Vertragsunternehmen) getroffenen Einstellungen werden automatisch auch für die Mandanten (Company / Unterunternehmen) übernommen. 

    Es müssen also in jedem Mandanten erneut Einstellungen getroffen werden, sollte es mandantenspezifische Abweichungen geben. 


    Abb. Mail-Einstellungen in der Company

    In der Bearbeitungsansicht der Mail-Einstellungen ist ersichtlich, dass die Einstellungen, welche vorher bereits im Vertragsunternehmen getroffen wurden, übernommen werden. Um mandantenspezifische Einstellungen zu speichern, muss bei der Bearbeitung der Button folgende Einstellungen statt die des Vertragsunternehmen verwenden aktiviert werden. 
    Die Funktionen und der Einstellungsablauf ist analog zum Einstellungsablauf im Vertragsunternehmen. 


    Abb. Bearbeitung der E-Mail Einstellungen

    Mit einem Klick auf Speichern, werden die getroffenen Einstellungen übernommen. Sollte der Versand via BCC ausgewählt werden, wird die allgemein festgelegte E-Mail-Adresse über der Tabelle angezeigt. Einzelne, abweichend festgelegte E-Mail-Adressen für den BCC Versand werden in der Übersicht in der Spalte der jeweiligen System-E-Mail angezeigt und ein grünes Häkchen erscheint. 
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