Mail Einstellungen

    Inhalt dieses Artikels

    1. Vorbemerkungen
    2. Einstellungen auf Mandantenebene aktivieren
    3. Übersicht der Systemmails

    1. Vorbemerkungen

    Als Standard werden die E-Mail-Vorlagen über das Vertragsunternehmen verwaltet. 

    Es ist möglich, die Einstellungen für E-Mail-Vorlagen individuell für den Mandanten zu tätigen.
    Im plenigo System stehen verschiedene Systemmails für den automatisierten und manuellen Versand an Endkunden zur Verfügung. Einzelne nicht benötigte Systemmails können deaktiviert werden. Der Inhalt und das Design der E-Mails können individuell angepasst werden. 
    Werden keine Anpassungen vorgenommen, versendet das System eine standardisierte Vorlage, die automatisch Unternehmensdaten übernimmt. 

    Hinweis: Wird ein externes SSO für die Kundenverwaltung genutzt, werden bestimmte Templates nicht über das plenigo System versendet und sollten daher extern realisiert werden. Hierbei handelt es sich um alle Templates, welche über die Quelle SSO entstehen.

    2. Einstellungen auf Mandantenebene aktivieren

    Reiter Einstellungen

    • Bearbeiten anklicken.
    • Schieberegler Folgende Einstellungen statt die des Vertragsunternehmens verwenden auf Aktiv setzen.
    • Schieberegler Dieses E-Mail Setup für Unternehmen aktivieren auf Aktiv setzen, um Einstellungen vornehmen zu können.
    • BCC-Mails an folgende Adresse senden kann optional ausgefüllt werden.
      In der Tabelle können abweichende Empfängeradressen individuell für jede System-E-Mail  eingetragen werden.

    Reiter PDF-Anhänge verwalten

    • Bearbeiten anklicken.
    • Schieberegler Folgende Einstellungen statt die des Vertragsunternehmens verwenden auf Aktiv setzen.
    • Haken entfernen/setzen, welche PDF auf Privatkunden- und Geschäftskundenebene angehängt werden soll.

    Einstellungen testen

    • In the Aktionsleiste Einstellungen testen anklicken.


    • E-Mail-Adresse eingeben, an die die Test-E-Mail verschickt werden sollen.

    3. Übersicht der Systemmails

    Die Tabelle stellt die derzeit verfügbaren E-Mail Templates vor und gibt Einblicke in die Funktionsweise.

    Systemmail

    Information

    Abo wurde pausiert

    Auslöser:
    wenn die Funktion der Abo Pause aktiviert wurde

    Zeitpunkt:
    mit Einrichtung der Pause, auch wenn das eigentliche Pausedatum in der Zukunft liegt

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend & Self Service

    Abo-Kündigungsbestätigung

    Auslöser:
    wenn die Kündigung eines Abos durchgeführt wurde

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend & Self Service

    Abo-Pause wurde beendet

    Auslöser:
    wenn die Funktion der Abo Pause deaktiviert wurde

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend & Self Service

    Abo-Zustellung wurde pausiert

    Auslöser:
    wenn die Funktion Lieferunterbrechung aktiviert wurde, auch wenn das eigentliche Unterbrechungsdatum in der Zukunft liegt

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend & Self Service

    Abo-Zustellungspause wurde beendet

    Auslöser:
    wird ausgelöst, wenn die Funktion Lieferunterbrechung deaktiviert wurde

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend & Self Service

    Angebotswechsel aufgrund eines verkaufsbasierten Angebots

    Auslöser:
    wenn ein Angebot durch die Nutzung eines verkaufsbasierten Angebots beendet wurde

    mögliche Quelle:
    Checkout

    Anmeldebestätigung

    Auslöser:
    wenn der Registrierungsprozess erfolgreich abgeschlossen wurde

    mögliche Quelle:
    SSO

    Benachrichtigung über eine fehlgeschlagene Zahlung durch Zahlungswiderruf

    Auslöser:
    wenn der Kunde eine bereits erfolgreich durchgeführte Zahlung aktiv widerruft oder eine vergleichbare Situation vorliegt

    mögliche Quelle:
    System

    Benachrichtigung über eine fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlung

    Auslöser:
    wenn alle Zahlungsversuche einer Abrechnungsperiode fehlgeschlagen sind

    mögliche Quelle:
    System

    Benachrichtigung über einen fehlgeschlagenen Zahlungsversuch

    Auslöser:
    nach jedem einzelnen fehlgeschlagenen Zahlungsversuch in einer Abrechnungsperiode ausgelöst  

    mögliche Quelle:
    System

    Benachrichtigung, dass die E-Mail-Adresse bereits in Verwendung ist

    Auslöser:
    wenn eine bereits im System vorhandene E-Mailadresse zur Registrierung genutzt wird

    mögliche Quelle:
    SSO

    Bestellung

    Auslöser:
    nach einer erfolgreich durchgeführten Bestellung, welche:

    • keine Rechnung auslöst oder
    • kostenfreie Produkte beinhaltet

    Daten:

    beinhaltet PDF-Bestellbestätigung

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend & Checkout

    Bestätigung Kündigungsrücknahme

    Auslöser:
    wenn eine Kündigung vor Ende des aktuellen Abo-Intervalls zurückgenommen wird

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend & Self Service

    Bestätigung der Passworterneuerung

    Auslöser:
    wenn das Passwort erfolgreich aktualisiert wurde und der Passwort-vergessen-Prozess abgeschlossen ist

    mögliche Quelle:
    SSO

    Bestätigung einer E-Mail-Änderung

    Auslöser:
    wenn der Prozess zur Änderung einer hinterlegten E-Mailadresse gestartet wurde

    Daten:
    Beinhaltet einen Sicherheits-Token

    mögliche Quelle:
    Self Service

    Einladung zu einem Multiuser-Angebot

    Auslöser:
    wenn Multiuser-Zugangsdaten an einen Nutzer versendet wurden

    Daten:
    Beinhaltet einen Einladungscode

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend & Self Service

    Gutscheinkauf

    Auslöser:
    wenn ein Gutschein-Angebot erworben wurde

    Daten:
    beinhaltet PDF-Gutschein

    mögliche Quellen:
    Checkout & Merchant Backend

    Kauf innerhalb eines Vertriebspfads

    Auslöser:
    wenn ein Angebot durch die Nutzung eines Vertriebspfads bestellt wurde

    mögliche Quelle:
    Checkout

    Passworterneuerung

    Auslöser:
    wenn der Passwort-vergessen-Prozess gestartet wurde

    Daten:
    beinhaltet einen Sicherheits-Token (Gültigkeit: 15 Minuten)

    mögliche Quelle:
    SSO

    Rechnung

    Auslöser:
    nach einer erfolgreich durchgeführten wiederkehrenden Zahlung

    Daten:
    • beinhaltet PDF-Rechnung
    • beinhaltet PDF-Bestellbestätigung*
    *: Bei einer Bestellung, welche mit dem Abschluss eine Rechnung nach sich zieht, wird das Mailtemplate "Bestellung" nicht versendet.
    Stattdessen wird das Mailtemplate "Rechnung" versendet und beinhaltet in diesem Fall sowohl das PDF Bestellbestätigung, als auch das PDF Rechnung. 

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend, Checkout & System

    Registrierungsabschluss

    Auslöser:
    wenn der Registrierungsprozess gestartet wurde

    Daten:
    Beinhaltet einen Sicherheits-Token (Gültigkeit: 1 Tag)

    mögliche Quelle:
    SSO

    Willkommens-E-Mail nach Kundenanlage über das Merchant Backend

    Auslöser:
    wenn ein Kunde manuell über das Merchant Backend angelegt wurde

    mögliche Quelle:
    Merchant Backend

    Änderung Zahlungsmittel

    Auslöser:
    wenn ein neues Zahlmittel im Kundenaccount hinterlegt wird

    mögliche Quellen:
    Merchant Backend & Self Service
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