Inhalt dieses Artikels
- Vorbemerkungen
- Erstmalige Anmeldung
- Die Mandanten-Ansicht
- Weitere Mandanten hinzufügen
1. Vorbemerkungen
Dein Vertragsunternehmen wird von plenigo als Einstieg in das Merchant Backend erstellt. Daraufhin erhält ein Administrator den Zugang zum Vertragsunternehmen und der Account kann von Dir selbstständig weiter eingerichtet werden.
Sobald das Vertragsunternehmen angelegt ist und der Administrator einen Zugang hat, können im Bereich Vertragsunternehmen basale, übergreifende Daten zum Vertragspartner gepflegt werden, wie beispielsweise unternehmerische Stammdaten, Angaben zum Vertrag und Modulen, zu Benutzern und Benutzergruppen des Merchant Backends. Die Mandanten, sind abgegrenzte Einheiten, für die jeweils zur Einheit spezifische Daten verwaltet werden, wie beispielsweise Angebote, Kunden, Transaktionen, Rechnungen, Gutscheinaktionen und vieles mehr. Mandanten können "echte" Unternehmen im handelsrechtlichen Sinne sein, aber auch einfach intern abgegrenzte wirtschaftliche Einheiten, die separiert betreut werden.
Es gibt zwei Ansichten des Merchant Backends, zum einen die Vertragsunternehmens-Ansicht und zum anderen die Mandanten-Ansicht. Von der Vertragsunternehmens-Ansicht kann in die Mandanten-Ansicht gewechselt werden und vice versa. Die Mandanten-Ansicht ist an der dunklen Menüleiste erkennbar.
2. Erstmalige Anmeldung
Damit die Anmeldung in das Merchant Backend einfach und schnell vollzogen werden kann, sollten folgende Informationen bereitgehalten werden:
1. Die Domain Deines Mandanten
2. Den Namen Deines Mandanten
3. Kontakt E-Mail, über welche plenigo Dich erreichen kann
4. Support E-Mail, über welche der Kunde Dich erreichen kann
5. Rechnungs-E-Mail, über welche Du Deine Rechnungen von plenigo erhältst
6. Deine Creditor ID, welche dem Kunden auf dem SEPA Mandat-angezeigt wird
7. Rechnungsstartnummer und Kundenstartnummer für die Nummernkreise (kann nur vor der ersten Nummerierung geändert werden)
8. Deinen Benutzernamen, der aus Benutzername+@+Firmenkürzel besteht
Sobald diese Daten zusammengetragen wurden, kann die Erstanmeldung durchgeführt werden.
Schritt 1:
Nachdem das Vertragsunternehmen angelegt und der erste Administrator erstellt wurde, erhält dieser eine E-Mail, über welche das Passwort zurückgesetzt werden kann.
Schritt 2:
Nach der Erstanmeldung erscheint die Vertragsunternehmens-Ansicht und es öffnet sich automatisch das Formular, um einen Mandanten anzulegen.
Hier werden nun alle oben genannten Informationen eingetragen. Die mit Stern markierten Felder sind Pflichtfelder.
Optional kann eine Startnummer für die Rechnungsnummerierung vergeben und die Checkboxen bezüglich des Versendens von Rechnungen aktiviert werden.
Optional kann festgelegt werden, dass bei der Anmeldung ins Merchant Backend der Benutzername verpflichtend abgefragt wird und dass die E-Mail Verifizierung ausgeschaltet wird.
Schritt 3:
Nach dem Speichervorgang musst Du Dich erneut in das Merchant Backend einloggen, um Zugriff auf den eben erstellten Mandanten zu erhalten.
Nach der erneuten Anmeldung befindest Du dich in der Vertragsunternehmens-Ansicht im Menüpunkt Company wählen. Hier erhältst Du eine Übersicht über Deine angelegten Mandanten.
3. Die Mandanten-Ansicht
Du gelangst in die Mandanten-Ansicht, indem Du entweder den Namen des Mandanten, das Häuschen oder die Schaltfläche Kunden anzeigen anklickst.
Die Mandanten-Ansicht erkennst Du an der dunklen Navigationsleiste. Im Mandanten legst Du Angebote an, erstellst und verwaltest Kunden, kannst Rechnungen und Bestellungen einsehen und vieles mehr. Hier findet Dein Day-to-Day Business statt.
Mandant bearbeiten
Wenn Du Änderungen an den Daten des Mandanten vornehmen möchtest, kannst Du das in der Mandanten-Ansicht im Menüpunkt Einstellungen > Unternehmensdaten tun.
Wechsel von Mandant zu Vertragsunternehmen
Um vom Mandanten wieder ins Vertragsunternehmen zurück zu wechseln, den Menüpunkt Company wählen anklicken und Zum Vertragsunternehmen wechseln anklicken.
4. Weitere Mandanten hinzufügen
Wenn Du weitere Mandanten hinzufügen möchtest, kannst Du das in der Vertragsunternehmen-Ansicht tun.
- In der Navigationsleiste den Menüpunkt Einstellungen ausklappen.
- Unternehmensdaten anklicken.
- Oben rechts + Mandant hinzufügen anklicken.
Du kannst für jeden Mandanten einen anderen Rechnungsnummernkreis verwenden. Der Kundennummernkreis ist für jeden Mandanten gleich, da Kunden automatisch in alle Mandanten übertragen werden und somit den gleichen Nummernkreis aufweisen.