Inhalt dieses Artikels
- Vorbemerkungen
- Voraussetzungen - Was brauche ich zum Start
- Erstmalige Anmeldung ins Vertragsunternehmen
- Die Company-Ansicht
- Company bearbeiten
- Wechsel der Ansicht vom Company zum Vertragsunternehmen
- Weitere Companys hinzufügen
1. Vorbemerkungen
Dein Vertragsunternehmen wird von plenigo als Einstieg in das Backend erstellt. Daraufhin erhält ein Administrator den Zugang zur Vertragsfirma und der Account kann von Dir selbstständig weiter eingerichtet werden.
Sobald das Vertragsunternehmen angelegt ist und der Administrator einen Zugang hat, können im Bereich Vertragsunternehmen basale, übergreifende Daten zum Vertragspartner gepflegt werden, wie beispielsweise unternehmerische Stammdaten, Angaben zum Vertrag und Modulen, zu Nutzern und Nutzergruppen des plenigo-Backends. Die Companys, oder Mandanten, sind abgegrenzte Einheiten, für die jeweils zur Einheit spezifische Daten verwaltet werden, wie beispielsweise Angebote, Kunden, Transaktionen, Rechnungen, Gutscheinaktionen und vieles mehr. Companies können "echte" Unternehmen im handelsrechtlichen Sinne sein, aber auch einfach intern abgegrenzte wirtschaftliche Einheiten, die separiert betreut werden.
Es gibt zwei Ansichten des plenigo Backend, zum einen die Vertragsunternehmens-Ansicht und zum anderen die Company Ansicht. Von der Vertragsunternehmens-Ansicht kann in die Company-Ansicht gewechselt werden und vice versa. Die Company-Ansicht ist an der dunklen Menüleiste erkennbar.
2. Voraussetzungen - Was brauche ich zum Start
Damit die Anmeldung in das plenigo Backend einfach und schnell vollzogen werden kann, sollten folgende Informationen bereit gehalten werden:
1. Die Domain Deiner Company (Mandanten)
2. Den Namen Deiner Company
3. Kontakt E-Mail, über welche plenigo Dich erreichen kann
4. Support E-Mail, über welche der Kunde Dich erreichen kann
5. Rechnungs-E-Mail, über welche Du Deine Rechnungen von plenigo erhältst
6. Deine Creditor ID, welche dem Kunden auf dem SEPA Mandat-angezeigt wird
7. Rechnungsstartnummer und Kundenstartnummer für die Nummernkreise (kann nur vor der ersten Nummerierung geändert werden)
8. Deinen Benutzernamen, welcher aus "Benutzername"+"@"+"Firmenkürzel" besteht
Sobald diese Daten zusammengetragen wurden, kann die Erstanmeldung bequem durchgeführt werden.
3. Erstmalige Anmeldung ins Vertragsunternehmen
Die erstmalige Anmeldung ins plenigo Backend kann mit folgenden Schritten beschrieben werden:
Schritt 1:
Nachdem die Vertragsfirma angelegt und der erste Admin erstellt wurde, erhält dieser Admin eine E-Mail, über welche das Passwort zurückgesetzt werden kann. Mit Klick auf "neues Passwort vergeben" wirst Du weitergeleitet.
Abb: Passwort erstellen
Schritt 2:
Nach der Erstanmeldung erscheint die Vertragsunternehmens-Ansicht und es öffnet sich automatisch das Formular, um eine Company (Mandanten) anzulegen:
Pflichtfelder:
(1) Domain: Über den hier hinterlegten Domainnamen greift der Endnutzer auf die Leistungen des Unternehmens zu. Dieses Feld dient lediglich zu Informationszwecken.
(2) Firma: Gibt den im plenigo Backend angezeigten Firmennamen an. Der hier vergebene Firmenname wird in bestimmten Situationen auch öffentlich angezeigt. Dies ist beispielsweise im Standard von E-Mail-Vorlagen der Fall.
(3) Kontakt E-Mail: Die hier hinterlegte E-Mail-Adresse wird von plenigo im Standard für die Kontaktaufnahme verwendet.
(4) Support E-Mail: Die Support E-Mail-Adresse wird im Standard immer dann angezeigt, wenn dem Endnutzer eine Kontaktadresse angegeben wird.
(5) Rechnungs-E-Mail: Alle vom plenigo-System erstellten Abrechnungen und Auftragsbestätigungen werden an diese E-Mail-Adresse gesendet.
(6) Creditor ID: Gib hier bitte Deine Creditor ID an. Diese wird Deinen Kunden auf jedem SEPA-Mandat angezeigt.
Optional kann eine "Startnummer für die Rechnungsnummerierung" vergeben und die Checkboxen bezüglich dem Versenden von Rechnungen aktiviert werden.
Abb: Company anlegen
(7/8) Rechnungs-/Kundenstartnummer: Diese Angabe kann nur vor der ersten Nummerierung geändert werden, anschließend nicht mehr.
Optional kann festgelegt werden, dass bei der Anmeldung ins plenigo Backend der Benutzername verpflichtend abgefragt wird und, dass die E-Mail Verifizierung ausgeschaltet wird (9). Mit Klick auf "Speichern" wird die Company erstellt.
Abb: Company anlegen
Schritt 3:
Nach dem Speichervorgang musst Du dich erneut in das plenigo Backend einloggen, um Zugriff auf die eben erstellte Company zu erhalten.
Hinweis: Dein Benutzername besteht aus "Benutzername"+"@"+"Firmenkürzel"
Abb: Erneute Anmeldung
Nach der erneuten Anmeldung befindest Du dich in der Vertragsunternehmens-Ansicht im Menüpunkt "Company wählen". Hier erhältst Du eine Übersicht über ggfs. bereits angelegte Companies.
Abb: Übersicht der Companys
4. Die Company-Ansicht
Mit einem Klick auf den Firmennamen (1), den Home-Button (2) oder "Kunden anzeigen" (3) gelangst Du in die Company-Ansicht.
Abb: Übersicht, wie Sie zur Kundenübersicht der Company kommen
Nun befindest Du dich in der Company-Ansicht, welche an der dunklen Menüleiste erkennbar ist. Es öffnet sich automatisch der Menüpunkt "Kunden", allerdings sind zu Beginn noch keine Kunden hinterlegt. Von hier aus können über die verschiedenen Menüpunkte unter anderem Angebote, Transaktionen, Rechnungen, Einstellungen und vieles mehr verwaltet werden.
Abb: Kundenübersicht der Company
5. Company bearbeiten
Unter dem Menüpunkt "Einstellungen" und "Unternehmensdaten" kannst Du die Unternehmensdaten Deiner Company bearbeiten.
Die Grunddaten sind diese, die Du bei der Erstellung der Company hinterlegt hast (siehe Abschnitt 2).
Abb: Unternehmensdaten der Company bearbeiten
6. Wechsel der Ansicht von der Company zum Vertragsunternehmen
Unter dem Menüpunkt "Company wählen" (1) erhältst Du eine Übersicht über alle Companies. Mit einem Klick auf den Home-Button (2) oder auf "Zum Vertragsunternehmen wechseln" (3) kannst Du die Ansicht von der Company zum Vertragsunternehmen wechseln.
Abb: Übersicht des Menüpunkts "Company wählen"
7. Weitere Companies hinzufügen
Im plenigo Backend kann eine Vertragsfirma viele weitere Companies (Mandanten) beinhalten. Um eine weitere Company anzulegen, öffnest Du in der Vertragsunternehmens-Ansicht den Menüpunkt "Einstellungen" und den Unterpunkt "Unternehmensdaten". Hier können über die Buttons "Mandant hinzufügen" weitere Companies erstellt werden.
Abb: Übersicht der Unternehmensdaten in der Vertragsfirma
Im Formular sind folgende Daten einzutragen:
(1) Domain: Über den hier hinterlegten Domainnamen greift der Endnutzer auf die Leistungen des Unternehmens zu. Dieses Feld dient lediglich zu Informationszwecken.
(2) Firma: Gibt den im plenigo Backend angezeigten Firmennamen an. Der hier vergebene Firmenname wird in bestimmten Situationen auch öffentlich angezeigt. Dies ist beispielsweise im Standard von E-Mail-Vorlagen der Fall.
(3) Kontakt E-Mail: Die hier hinterlegte E-Mail-Adresse wird von plenigo im Standard für die Kontaktaufnahme verwendet.
(4) Support E-Mail: Die Support E-Mail-Adresse wird im Standard immer dann angezeigt, wenn dem Endnutzer eine Kontaktadresse angegeben wird.
(5) Rechnungs-E-Mail: Alle vom plenigo-System erstellten Abrechnungen und Auftragsbestätigungen werden an diese E-Mail-Adresse gesendet.
Du kannst optional Angaben zu den Einstellungen tätigen, jedoch ist die Creditor ID (6) verpflichtend anzugeben. Diese wird dem Kunden auf jedem SEPA-Mandat angezeigt.
Trage bitte ebenfalls ein, auf welche Adressen dieser Domain sich der E-Mail-Versand beschränken (7) soll.
Mit einem Klick auf "Speichern" (8) wird Dir somit eine Company erstellt.
Abb: Company erstellen
Die erstellte Company taucht dann ebenfalls in der Übersicht "Company wählen" auf.
Hinweis: Mit dem Speichervorhang der erstellten Company musst Du dich wie in Abschnitt 2 erneut anmelden. Bitte beachte jedoch, dass sich nach dieser Neuanmeldung automatisch die Company-Ansicht öffnet.
Abb: Company-Ansicht nach der Anmeldung