Elektronische Rechnung: Voraussetzungen und Verwaltung

    Inhalt dieses Artikels
    1. Vorbemerkungen
    2. Voraussetzungen
    3. Elektronische Rechnung aufrufen
      Automatischer Versand
      Manueller Download

    1. Vorbemerkungen

    Seit 01. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend.
    "Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich." (Quelle: Was ist eine E‑Rechnung?)

    Im Merchant Backend und im Self Service kann die E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung heruntergeladen werden.
    Ein automatischer Versand per E-Mail im ZUGFeRD-Format erfolgt beim Kauf und, wenn im Merchant Backend aktiviert, bei wiederkehrenden Rechnungen.
    Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
    ZUGFeRD ist ein sog. hybrides Format (PDF/A-3), bestehend aus einem sichtbaren PDF-Teil, in dem ein maschinenlesbarer XML-Teil eingebettet ist. Im Unterschied dazu ist die XRechnung eine reine XML-Datei.

    2. Voraussetzungen

    Für die elektronische Rechnung gelten folgende Voraussetzungen:

    1. Im Merchant Backend im Menüpunkt Einstellungen > Finanzen > Rechnungseinstellungen im Reiter Rechnungsverwaltung muss das Formular "Einstellungen für die elektronische Rechnung" ausgefüllt sein.

    2. Am Endkunden muss eine Leitweg-ID gepflegt sein. 

      Hinweis: Für die Erstellung von E‑Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) wird grundsätzlich keine sogenannte Leitweg‑ID benötigt. Im B2G-Bereich ist sie verpflichtend. Mehr Informationen zur Leitweg-ID finden sich hier: FAQ zum Thema Leitweg-ID
      Die Leitweg-ID kann bei der Erstellung eines Kunden oder im Nachgang durch Bearbeiten der Kundeninformationen angegeben werden.

    3. Elektronische Rechnung aufrufen

    Automatischer Versand

    Die PDF-Rechnung im ZUGFeRD wird automatisch an die Endkunden per Mail versandt. 
    • Beim Kauf.
    • Bei wiederkehrenden Rechnungen, wenn diese im Merchant Backend aktiviert wurden.
      Im Menüpunkt Finanzen > Rechnungseinstellungen im Reiter Rechnungsverwaltung können wiederkehrende Rechnungen für alle Kunden deaktiviert werden.
      Im Kundenaccount in der Abonnement-Detailansicht in der Aktionsleiste kann der Rechnungsversand spezifisch deaktiviert werden (wenn in den allgemeinen Rechnungseinstellungen wiederkehrende Rechnungen aktiviert sind).
    Die xml-Datei kann in einem PDF-Reader (z. B. Adobe) als Anlage aufgerufen werden.

    Manueller Download

    Die Rechnung (sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung) kann im Merchant Backend und im Self Service heruntergeladen werden.
    • Merchant Backend
      Im Menüpunkt Rechnungen oder im Kundenaccount die entsprechende Rechnung in der Detailansicht öffnen.
      In der Aktionsleiste kann die Rechnung (PDF + XML) und die XRechnung (reine XML-Datei) heruntergeladen werden.
    • Self Service
      Im Reiter Rechnungen können Endkunden beide Rechnungen selbstständig herunterladen.
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