Inhalt dieses Artikels
- Vorbemerkungen
- E-Mail Vorlage erstellen
- Header und Footer individualisieren
- Mailanhänge
1. Vorbemerkungen
Im Bereich der E-Mail Vorlagen stehen alle relevanten Templates für eine korrekte automatisierte Kommunikation mit dem Endkunden zur Verfügung. Dabei können sowohl Header als auch Footer gepflegt werden. Darüber hinaus können Standard-Anhänge wie AGB, Widerrufsbelehrung und Leistungsbeschreibung hinterlegt werden, damit die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Für jedes Template steht eine plenigo Standardvorlage zur Verfügung, die personalisiert werden kann.
2. E-Mail Vorlage erstellen
Um eine E-Mail Vorlage zu erstellen, in der Aktionsleiste oder im Reiter Mail-Vorlagen +Mail-Vorlage hinzufügen anklicken.
Es können 23 Mail-Vorlagen für verschiedenste Situationen erstellt und wenn gewünscht, individualisiert werden. Ob diese E-Mails versendet werden, hängt von den Mail-Einstellungen ab, die im Vertragsunternehmen bzw. im Mandanten vorgenommen wurden.
Im Editor können sowohl eigene HTML Templates, als auch die plenigo-Standardvorlagen hinterlegt werden.
Im Bearbeitungsmodus für Mail-Vorlagen:
- Sprache auswählen, in der die Mail-Vorlage erstellt werden soll.
- Vorlage auswählen, die angewandt werden soll.
Bei der Verwendung der Standardvorlage wird der Betreff automatisch ausgefüllt. Wenn ein eigenes HTML Template erstellt werden soll, muss der Betreff entsprechend definiert werden.
Um die Standardvorlage zu verwenden, unterhalb des Textfelds Standardvorlage verwenden anklicken.
Im Vorschaufenster kann das Layout der E-Mail eingesehen werden.
Im Textfeld kann die HTML erstellt und bearbeitet werden.
Die Template-Platzhalter unterstützen bei der Erstellung der HTML.
Nach dem Speichervorgang ist das Template als Entwurf gespeichert. Damit es tatsächlich auch versendet wird, muss es freigegeben werden. In einem Banner wird angezeigt, ob ein Template freigegeben ist oder nicht.
Wenn Änderungen an dem bereits gespeicherten Template vorgenommen wurden, können diese mit Klicken auf Unterschied zwischen Vorlagen unterhalb des Textfeldes miteinander verglichen werden. Dabei öffnet sich ein neues Fenster, in dem die unveröffentlichte und die live-Version miteinander verglichen werden. Die Unterschiede sind jeweils farblich hervorgehoben.
Nicht freigegebene E-Mail Vorlagen können mit Klicken auf Freigeben in der Aktionsleiste freigegeben werden. Bereits freigegebene E-Mail Vorlagen können als Standard gesetzt werden. Wenn ein Kunde aus einem Land bestellt, wofür es kein Template in der entsprechenden Sprache gibt, dann wird das "als Standard gesetzte" Template verwendet.
Über die Aktionsleiste kann eine Vorschau-E-Mail gesendet werden. Diese wird an die in den Unternehmensdaten hinterlegte E-Mail versandt.
2. Header und Footer individualisieren
Im Reiter Header/Footer können Header und Footer separat von den Mail-Templates gepflegt werden. Dabei werden diese in Standardtemplates aus der globalen Header- und Footer-Pflege übernommen.
Im Bereich Header kann beispielsweise ein Link eingepflegt werden, der zu dem Logo des Unternehmens führt (z. B. zu einem PNG im CMS), damit automatisch in allen E-Mail Templates das Logo angezeigt wird.
Im Bereich Footer kann ein Text eingeben werden, damit die E-Mails den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dabei können auch Links hinter den Text gelegt werden, damit z. B. ein Hinweis zum Kundenservice mit der richtigen E-Mail-Adresse oder URL hinterlegt ist.
Auch hier wird die Vorlage zunächst als Entwurf gespeichert. Nach erneuter Prüfung kann das Template über die Aktionsleiste freigegeben werden.
4. Mailanhänge
Unter dem Reiter Mailanhänge können über +Mailanhang hinzufügen neue Anhänge erstellt werden. Bereits vorhandene werden in der Übersicht angezeigt und können über die Aktionsbutton bearbeitet oder gelöscht werden.
Im Bearbeitungsmodus können die Einstellungen getroffen werden. Zunächst muss ein Titel für den Anhang festgelegt werden. Als nächstes wird der Anhang in Form eines PDF Dokuments hinzugefügt. Zuletzt kann der Anhang optional direkt einer oder mehreren bestimmten E-Mail Vorlagen zugeordnet werden. Diese Zuordnung erfolgt über das Drop-Down Menü unter Auswahl Mailvorlagen.