E-Mail Vorlagen

    Inhalt dieses Artikels

    1. Vorbemerkungen
    2. Pflege von Header und Footer
    3. Anlage eines Mail-Templates
    4. Mailanhänge

    1. Vorbemerkungen

    Im Bereich der E-Mail Vorlagen stehen Dir alle relevanten Templates für eine korrekte automatisierte Kommunikation mit dem Endkunden zur Verfügung. Dabei können sowohl Header als auch Footer gepflegt, sowie andere Sprachen ausgewählt werden. Darüber hinaus kannst Du Standard-Anhänge wie AGB, Widerrufsbelehrung und Leistungsbeschreibung hinterlegen, damit die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Für jedes Template steht eine plenigo Standardvorlage zur Verfügung, welche Du personalisieren kannst.

    2. Pflege von Header und Footer

    Header und Footer können bei plenigo separat von den Mail-Templates gepflegt werden. Dabei werden diese in Standardtemplates aus der globalen Header und Footer Pflege übernommen. 
    Im Bereich „Header“ kann ein Link eingepflegt werden, der zu dem Logo Ihres Unternehmens führt (z. B. zu einem PNG im CMS), damit automatisch in allen E-Mail Templates das Logo angezeigt wird.
    Im Bereich „Footer“ kann ein Text eingeben werden, damit Deine E-Mails den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dabei können auch Links hinter den Text gelegt werden, damit z. B. ein Hinweis zum Kundenservice mit der richtigen E-Mail-Adresse oder URL hinterlegt ist.

    Navigiere in der Sidebar zu "E-Mail Vorlagen". 

    Abb. Vorlage für Header und Footer erstellen

    Über "Vorlage hinzufügen" gelangst Du in den Bearbeitungsmodus der Globalen Mail-Vorlage. Wähle zunächst die Template-Sprache (1) aus. Im Editor für Header (2) und Footer (3) kann der HTML-Code für die Mails gepflegt werden. Mit dem Button “Speichern” (4) kannst Du den Stand des Codes in der Zwischenablage speichern. Diese Version des Headers oder Footers ist damit aber noch nicht freigegeben und wird auch nicht verschickt. Um die Mail-Vorlage auch für den Versand freizugeben, klicke im Anschluss auf den Button “Freigeben” (5).


    Abb. Editor


    3. Anlage eines Mail-Templates

    Unter dem Reiter "Mail-Vorlagen" können über den Button "Mail-Vorlage hinzufügen" neue Templates erstellt werden. Bereits vorhandene Templates werden in der Übersicht angezeigt und können über die Aktionsbutton bearbeitet oder gelöscht werden.


    Abb. Mail-Vorlagen erstellen, bearbeiten oder löschen

    Im nächsten Schritt legst Du zunächst wieder die Sprache des Templates fest. Im Anschluss kannst Du aus einer Liste die gewünschte Vorlage auswählen.


    Abb. Auswahl Mail-Vorlage

    Sobald Du eine Vorlage gewählt hast fügst Du den Betreff ein. Im Editor können sowohl eigene HTML Templates, als auch die plenigo-Standardvorlagen hinterlegt werden. Eine Standardvorlage kann über den Button “Standardvorlage verwenden" heruntergeladen und im Editor bearbeitet werden. Optional stehen unterschiedliche Template-Platzhalter zur Verfügung, die sich, je nach Auswahl der Mail-Vorlage, entsprechend ändern. Damit bieten wir Dir eine Möglichkeit, Deine E-Mails zu personalisieren. Um sicher zu gehen, dass das Template auch richtig und wie gewünscht wiedergegeben wird, kann die Vorlage in der Vorschau angezeigt werden. Mit einem Klick auf den "Speichern"-Button wird die Vorlage im Zwischenspeicher gespeichert.

    Wichtig: erst nach Freigabe wird das Template auch verschickt!


    Abb. Betreff, Editor und Vorschau


    Abb. Template Platzhalter

    Um zu sehen, welche Version des Templates freigegeben ist und verschickt wird, kann die gespeicherte und die freigegebene Version verglichen werden. Klicke dazu auf den Button “Unterschied zwischen Vorlagen”.


    Abb. Unterschied zwischen Vorlagen anzeigen lassen

    Im Folgenden öffnet sich ein Fenster, in dem die unveröffentlichte und die live-Version miteinander verglichen werden. Die Unterschiede sind jeweils farblich hervorgehoben.

    Abb. Unterschied zwischen den Vorlagen

    Sobald das Template gespeichert wurde, erscheint eine orangene Meldung zur Freigabe des Templates. Mit einem Klick auf Freigeben wird das Template freigegeben und versendet. Die orangene Meldung wird ersetzt durch eine grüne Erfolgsmeldung. 

    Wahlweise kann das Template mit einem Klick auf Als Standard setzen nun noch als Standard festgelegt werden. Das hat folgenden Hintergrund:
    Die Templates können in unterschiedlichen Sprachen erstellt werden. Wenn jetzt ein Kunde aus einem Land bestellt, wofür es kein Template in der entsprechenden Sprache gibt, dann wird das "als Standard gesetzte" Template verwendet.


    Abb. Hinweis auf die Freigabe des Templates 
    Abb. Erfolgreiche Freigabe des Templates

    4. Mailanhänge

    Unter dem Reiter "Mailanhänge" können über den Button "Mailanhang hinzufügen" neue Anhänge erstellt werden. Bereits vorhandene werden in der Übersicht angezeigt und können über die Aktionsbutton bearbeitet oder gelöscht werden.


    Abb. Hinzufügen oder Bearbeiten von Mailanhängen

    Über den Aktionsbutton Mailanhang hinzufügen erscheint ein kleines Pop-Up Fenster, in welchem die Einstellungen getroffen werden können. Zunächst muss ein Titel für den Anhang festgelegt werden. Als nächstes wird der Anhang in Form eines PDF Dokuments hinzugefügt. Zuletzt kann der Anhang optional direkt einer oder mehreren bestimmten E-Mail Vorlagen zugeordnet werden. Diese Zuordnung erfolgt über das Drop-Down Menü unter Auswahl Mailvorlagen. Mit dem Klick auf Speichern werden die Einstellungen übernommen und in der Übersicht angezeigt. 


    Abb. Einstellungen für Mailanhänge
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