Mail Einstellungen

Inhalt dieses Artikels

  1. Vorbemerkungen
  2. Einstellungen auf Mandantenebene aktivieren
  3. Übersicht der Systemmails

1. Vorbemerkungen

Als Standard werden die E-Mail-Vorlagen über das Vertragsunternehmen verwaltet. 

Es ist möglich, die Einstellungen für E-Mail-Vorlagen individuell für den Mandanten zu tätigen.
Im plenigo System stehen verschiedene Systemmails für den automatisierten und manuellen Versand an Endkunden zur Verfügung. Einzelne nicht benötigte Systemmails können deaktiviert werden. Der Inhalt und das Design der E-Mails können individuell angepasst werden. 
Werden keine Anpassungen vorgenommen, versendet das System eine standardisierte Vorlage, die automatisch Unternehmensdaten übernimmt. 

Hinweis: Wird ein externes SSO für die Kundenverwaltung genutzt, werden bestimmte Templates nicht über das plenigo System versendet und sollten daher extern realisiert werden. Hierbei handelt es sich um alle Templates, welche über die Quelle SSO entstehen.


2. Einstellungen auf Mandantenebene aktivieren

Reiter Einstellungen

  • Bearbeiten anklicken.
  • Schieberegler Folgende Einstellungen statt die des Vertragsunternehmens verwenden auf Aktiv setzen.
  • Schieberegler Dieses E-Mail Setup für Unternehmen aktivieren auf Aktiv setzen, um Einstellungen vornehmen zu können.
  • BCC-Mails an folgende Adresse senden kann optional ausgefüllt werden.
    In der Tabelle können abweichende Empfängeradressen individuell für jede System-E-Mail  eingetragen werden.

Reiter PDF-Anhänge verwalten

  • Bearbeiten anklicken.
  • Schieberegler Folgende Einstellungen statt die des Vertragsunternehmens verwenden auf Aktiv setzen.
  • Haken entfernen/setzen, welche PDF auf Privatkunden- und Geschäftskundenebene angehängt werden soll.

Einstellungen testen

  • In the Aktionsleiste Einstellungen testen anklicken.


  • E-Mail-Adresse eingeben, an die die Test-E-Mail verschickt werden sollen.

3. Übersicht der Systemmails

Die Tabelle stellt die derzeit verfügbaren E-Mail Templates vor und gibt Einblicke in die Funktionsweise.

Systemmail

Information

Abo wurde pausiert

Auslöser:
wenn die Funktion der Abo Pause aktiviert wurde

Zeitpunkt:
mit Einrichtung der Pause, auch wenn das eigentliche Pausedatum in der Zukunft liegt

mögliche Quellen:
Merchant Backend & Self Service

Abo-Kündigungsbestätigung

Auslöser:
wenn die Kündigung eines Abos durchgeführt wurde

mögliche Quellen:
Merchant Backend & Self Service

Abo-Pause wurde beendet

Auslöser:
wenn die Funktion der Abo Pause deaktiviert wurde

mögliche Quellen:
Merchant Backend & Self Service

Abo-Zustellung wurde pausiert

Auslöser:
wenn die Funktion Lieferunterbrechung aktiviert wurde, auch wenn das eigentliche Unterbrechungsdatum in der Zukunft liegt

mögliche Quellen:
Merchant Backend & Self Service

Abo-Zustellungspause wurde beendet

Auslöser:
wird ausgelöst, wenn die Funktion Lieferunterbrechung deaktiviert wurde

mögliche Quellen:
Merchant Backend & Self Service

Angebotswechsel aufgrund eines verkaufsbasierten Angebots

Auslöser:
wenn ein Angebot durch die Nutzung eines verkaufsbasierten Angebots beendet wurde

mögliche Quelle:
Checkout

Anmeldebestätigung

Auslöser:
wenn der Registrierungsprozess erfolgreich abgeschlossen wurde

mögliche Quelle:
SSO

Benachrichtigung über eine fehlgeschlagene Zahlung durch Zahlungswiderruf

Auslöser:
wenn der Kunde eine bereits erfolgreich durchgeführte Zahlung aktiv widerruft oder eine vergleichbare Situation vorliegt

mögliche Quelle:
System

Benachrichtigung über eine fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlung

Auslöser:
wenn alle Zahlungsversuche einer Abrechnungsperiode fehlgeschlagen sind

mögliche Quelle:
System

Benachrichtigung über einen fehlgeschlagenen Zahlungsversuch

Auslöser:
nach jedem einzelnen fehlgeschlagenen Zahlungsversuch in einer Abrechnungsperiode ausgelöst  

mögliche Quelle:
System

Benachrichtigung, dass die E-Mail-Adresse bereits in Verwendung ist

Auslöser:
wenn eine bereits im System vorhandene E-Mailadresse zur Registrierung genutzt wird

mögliche Quelle:
SSO

Bestellung

Auslöser:
nach einer erfolgreich durchgeführten Bestellung, welche:

  • keine Rechnung auslöst oder
  • kostenfreie Produkte beinhaltet

Daten:

beinhaltet PDF-Bestellbestätigung

mögliche Quellen:
Merchant Backend & Checkout

Bestätigung Kündigungsrücknahme

Auslöser:
wenn eine Kündigung vor Ende des aktuellen Abo-Intervalls zurückgenommen wird

mögliche Quellen:
Merchant Backend & Self Service

Bestätigung der Passworterneuerung

Auslöser:
wenn das Passwort erfolgreich aktualisiert wurde und der Passwort-vergessen-Prozess abgeschlossen ist

mögliche Quelle:
SSO

Bestätigung einer E-Mail-Änderung

Auslöser:
wenn der Prozess zur Änderung einer hinterlegten E-Mailadresse gestartet wurde

Daten:
Beinhaltet einen Sicherheits-Token

mögliche Quelle:
Self Service

Einladung zu einem Multiuser-Angebot

Auslöser:
wenn Multiuser-Zugangsdaten an einen Nutzer versendet wurden

Daten:
Beinhaltet einen Einladungscode

mögliche Quellen:
Merchant Backend & Self Service

Gutscheinkauf

Auslöser:
wenn ein Gutschein-Angebot erworben wurde

Daten:
beinhaltet PDF-Gutschein

mögliche Quellen:
Checkout & Merchant Backend

Kauf innerhalb eines Vertriebspfads

Auslöser:
wenn ein Angebot durch die Nutzung eines Vertriebspfads bestellt wurde

mögliche Quelle:
Checkout

Passworterneuerung

Auslöser:
wenn der Passwort-vergessen-Prozess gestartet wurde

Daten:
beinhaltet einen Sicherheits-Token (Gültigkeit: 15 Minuten)

mögliche Quelle:
SSO

Rechnung

Auslöser:
nach einer erfolgreich durchgeführten wiederkehrenden Zahlung

Daten:
  • beinhaltet PDF-Rechnung
  • beinhaltet PDF-Bestellbestätigung*
*: Bei einer Bestellung, welche mit dem Abschluss eine Rechnung nach sich zieht, wird das Mailtemplate "Bestellung" nicht versendet.
Stattdessen wird das Mailtemplate "Rechnung" versendet und beinhaltet in diesem Fall sowohl das PDF Bestellbestätigung, als auch das PDF Rechnung. 

mögliche Quellen:
Merchant Backend, Checkout & System

Registrierungsabschluss

Auslöser:
wenn der Registrierungsprozess gestartet wurde

Daten:
Beinhaltet einen Sicherheits-Token (Gültigkeit: 1 Tag)

mögliche Quelle:
SSO

Willkommens-E-Mail nach Kundenanlage über das Merchant Backend

Auslöser:
wenn ein Kunde manuell über das Merchant Backend angelegt wurde

mögliche Quelle:
Merchant Backend

Änderung Zahlungsmittel

Auslöser:
wenn ein neues Zahlmittel im Kundenaccount hinterlegt wird

mögliche Quellen:
Merchant Backend & Self Service