Inhalt dieses Artikels
- Vorbemerkungen
- Rechnungsdetails im Kunden-Account
- Rechnung stornieren
- Rechnung korrigieren
1. Vorbemerkungen
Im Hauptmenü des plenigo Backends wird über den Menüpunkt "Rechnungen" die Übersicht dazu geladen. Hier werden alle Rechnungen im System in einer Tabellenansicht chronologisch absteigend dargestellt. Über die "Rechnungsnummer" (1) oder die Aktion "Details" (2) wird das Dokument direkt im Kunden-Account geöffnet. In der Spalte "Aktionen" stehen neben der "Details-"Option noch die Möglichkeiten "Download" und "Stornieren" (2) zur Verfügung.
2. Rechnungsdetails im Kunden-Account
Die Rechnungsdetails öffnen sich im "Kunden-Account" (1). Hier stehen wieder verschiedene Aktionen zur Verfügung in Form eines Menübands (2). Hierüber kann die Rechnung direkt erneut versendet, heruntergeladen, storniert oder korrigiert (2) werden. Im Bereich "Rechnungen" (3) befinden sich nähere Informationen zur ausgewählten Rechnung. Rechts sind Angaben zum Kunden, der Zahlart sowie dem Zahlungsstatus (4). Dieser ist insbesondere interessant, wenn Du Deinen Kunden Rechnungszahlung anbietest und plenigo mittels API-Funktion die jeweiligen Rechnungsstatus zurückmeldest. Weiterhin sind tabellarisch die Details zur Rechnung aufgelistet (5).
Abb: Rechnungsdetails im Kunden-Account
Im Bereich "Aktivitäten" werden Ereignisse wie Rechnungserstellung oder Rechnungsänderungen protokolliert. Hier kann über das Plus-Symbol eine Aktivität (Notiz) händisch hinzugefügt werden.
Abb: Übersicht der Aktivitäten
Im Formular muss nur ein "Aktivitäten-Titel" und ein "Text" eingegeben werden. Du hast dabei über die Icons die Auswahl eine Bemerkung, E-Mail, Brief oder Telefonnotiz zu erfassen. Optional kannst Du eine Datei (max. Größe 800kb) über den Button "Browse" in den gängigen Formaten für pdf-, Bild- und Office-Dateien hochladen. Bitte beachte, dass eine nachträgliche Änderung nicht mehr möglich ist. Mit Klick auf den "Speichern" Button wird die Aktivität erstellt.
Abb: Eine Aktivität (Notiz) händisch hinzufügen
Abb: Hinzugefügte Notiz (Bemerkung)
3. Rechnung stornieren
Storniert werden kann eine Rechnung auf zwei Arten. Zum Einen in der Übersicht über die Aktion "Stornieren" in der rechten Spalte (siehe Abschnitt 1) und zum Anderen über den "Rechnung stornieren" -Button im Menüband der Detail-Ansicht (siehe Abschnitt 2). Bitte beachte, dass eine Stornierung die vorliegende Rechnung storniert und zusätzlich eine separate Storno-Rechnung erstellt wird.
Abb: Rechnung stornieren Button
Es folgt eine Meldung, in der Du mit Klick auf die Checkbox festlegen kannst, dass der Kunde nicht per E-Mail über die Stornierung informiert werden soll (2). Falls die Rechnung ein Abonnement enthält, wird abgefragt, ob das Abonnement behalten, sofort gekündigt oder regulär gekündigt (1) werden soll. Mit Klick auf den "Rechnung stornieren" (3) -Button wird die Rechnung storniert.
Abb: Hinweise zur Stornierung
Nach der Stornierung wird eine separate Storno-Rechnung erstellt.
Abb: Storno-Rechnung wurde erstellt
4. Rechnung korrigieren
Korrigiert werden kann eine Rechnung nur über den Button "Rechnung korrigieren" im Menüband in der Detail-Ansicht (siehe Abschnitt 2).
Abb: Rechnung korrigieren
In der Maske zur Rechnungskorrektur können alle wichtigen Rechnungsdaten bearbeitet werden. Die Bearbeitung storniert die vorliegende Rechnung und löst sowohl eine Storno-Rechnung als auch eine Korrektur-Rechnung aus. Im Reiter "Allgemeine Angaben" kann die "Rechnungsadresse" geändert und ein "Bestellkennzeichen" hinzugefügt werden.
Abb: Maske der Rechnungskorrektur
Im Reiter "Rechnungspositionen" kann der Betrag der Rechnung korrigiert werden. Die Rechnungspositionen können entweder prozentual rabattiert (1) oder es kann in der letzten Spalte ein "Rabattierter Preis" (2) eingetragen werden. Zusätzlich kann hier die Lieferadresse geändert/hinzugefügt werden.
Hinweis: Bitte kontrollieren Sie die Angaben in beiden Reitern bevor Sie speichern.
Abb: Reiter "Rechnungspositionen"
Die Lieferadressen-Korrektur wird über den Pfeil links neben der Rechnungsposition aufgeklappt.
Abb: Lieferadresse ändern
Hinweis: Bitte kontrolliere die Angaben in beiden Reitern bevor Du speicherst.